Selbstmanagement: 100 Tipps Ihre persönliche Produktivität zu steigern. (Teil 2)

Hier ist nun der zweite Teil der Selbstmanagement-Serie. Den ersten Teil finden Sie hier: "100 Selbstmanagement Tipps (Teil 1)"




21.)Frühaufsteher
Versuchen Sie einmal für eine Woche eine Stunde früher aufzustehen. Testen Sie, ob nicht 6 oder sogar 5 Uhr die richtige Zeit für Sie ist. Die meisten Menschen sind sehr früh morgens besonders produktiv. Sammeln Sie Ihre eigene Erfahrung und finden Sie Ihre persönliche optimale Aufstehzeit.


22.)Visualisieren
Stellen Sie sich vor wie Sie sich fühlen werden, wenn Sie eine Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel erreicht haben. Was werden Sie denken? Was werden andere über Sie denken? Welche Vorteile und Annehmlichkeiten werden Sie fortan genießen können? Welche Nachteile erwachsen Ihnen, wenn Sie die Aufgabe nicht erfüllen? Nehmen Sie sich vor jeder größeren Aufgabe eine Minute Zeit um sich Ihre Erfüllung vorstellen. Wenn die Vorstellungen nicht befriedigend genug sind, um Sie über die komplette Zeitspanne der Bearbeitung zu motivieren, haben Sie gerade noch rechtzeitig gemerkt, dass diese Aufgabe es wahrscheinlich nicht wert ist bearbeitet zu werden. In den Müll damit.


23.)Moleskin
Schreiben Sie alles auf was Ihnen im Kopf rumspukt. Geben Sie sich nicht der Illusion hin sich das meiste merken zu können. Selbst wenn das wirklich stimmt verschwenden Sie unnötige Kapazitäten und falls Sie dann doch mal etwas vergessen, kostet Sie das ein vielfaches der Zeit und Mühe, die das Notieren in Anspruch genommen hätte.


24.)Eins nach dem Anderen
Wenn Sie eine Angelegenheit bearbeiten, hören Sie nicht auf ehe Sie fertig sind. Schieben Sie keine anderen Aufgaben ein und arbeiten Sie nach unvermeidbaren Störungen sofort konsequent weiter. Dauert die Aufgabe zu lange, haben Sie entweder die Teilschritte zu groß gewählt, oder sind in unnötigen Perfektionismus verfallen. Nutzen Sie die Erfahrung um den nächsten Tag besser zu planen.


25.)Das Schlimmste zuerst
Versuchen Sie die unangenehmsten Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Im Laufe des Tages werden Sie sonst Motivationsprobleme bekommen.


26.)Aufgaben bündeln
Verbinden Sie viele kleine ähnliche Aufgaben zu einer großen. Lesen Sie E-mails ein- oder zweimal am Tag und beantworten Sie alle auf einmal. Sammeln Sie abzuheftende Zettel an einem Ort und erledigen Sie alle in einem Rutsch. Warten Sie aber nicht, bis Ihnen die Aufgaben über den Kopf wachsen.


27.)Babyschritte
Teilen Sie jede Aufgabe in so viele Schritte, sodass jede Teilaufgabe ohne Unterbrechung in einem Stück bewältigt werden kann. 5-15 Minuten sind optimal. Zu kleine Schritte sind besser als zu große.In genügend kleine Schritte geteilt, werden auch gewaltige Aufgaben schaffbar.


28.)Micropausen
Viele kurze Pausen sind für den Erhalt der Konzentration unabdingbar. Aber passen Sie auf, dass die Pausen ihren Arbeitsfluss nicht zu oft unterbrechen. Sorgen Sie kurz für Bewegung. Bringen Sie das Herz-Kreislaufsystem in Schwung. Vergessen Sie auch die Hände nicht, ein paar Fingerübungen genügen, um nicht am RSI-Syndrom zu erkranken.


29.)Timeboxing
Nehmen sie sich vor zwischen 15 und 90 Minuten an einem Projekt zu arbeiten. Timeboxing hilft Ihnen nicht Ergebnis orientiert sondern Ziel orientiert zu denken. Ihr Ziel ist die vorgegebene Zeit zu Arbeiten, das Ergebnis ist dafür nicht von belang. Diese Technik führt dazu, dass Sie auch Aufgaben in die Hand nehmen , die Sie normalerweise aufgeschoben hätten, weil Sie fürchten zu keinem Ergebnis zu kommen.


30.)Deadlines
Setzen Sie sich feste Zeitvorgaben. Sie werden effizienter Arbeiten, wenn Sie wissen, dass Sie in 15 Minuten fertig sein müssen und nicht solange Zeit habe, wie die Aufgabe braucht. Gleichzeitig sind Sie vor unnötigem Perfektionismus geschützt und ihre Konzentration auf das wesentliche nimmt zu. Siehe: Pakinsonsche Gesetz.


31.)Ordnung
Halten Sie Ordnung. Je schneller Sie alles finden und je größer Ihre Arbeitsfläche je produktiver werden Sie arbeiten. Nutzen Sie Ablagestapel und Ordner und platzieren Sie diese etwas entfernt von Ihrem Schreibtisch. Behandeln Sie Ihren Computerdesktop genau so: Hier gehören nur Ordner und Verknüpfungen hin die wirklich gebraucht werden und nicht die Download-Leichen von letztem Monat.


32.)Lesen
Kaum eine Tätigkeit birgt so viele Vorteile wie das Lesen. Lesen Sie so viel es geht. Zweimal am Tag eine halbe Stunde und sie werden mehrere Bücher im Monat bewältigen. Sei das Belletristik oder Fachliteratur Lesen ist immer vorteilhaft. Sie Schulen Ihre Gehirnleistung, Ihr Konzentrationsvermögen, Ihr Gedächtnis, Ihre sprachliche Kompetenz und damit wiederum Ihr Lesetempo. Lesen Sie Fachliteratur und werden Sie Experte in Ihrem Bereich.  


33.)Offline
Erlauben Sie sich den Luxus auch mal unerreichbar zu sein. Schalten Sie Instant Messanger, Handy und E-Mailprogramm aus. Sie werden sich wundern wie fokussiert Sie plötzlich arbeiten. Denn schon das Wissen möglicherweise gestört zu werden, mindert ihre Konzentration.


34.)Juggernaut
Bringen Sie die Sachen ins Rollen. Der erste Schritt ist der schwerste. Viele Dinge gestalten sich viel einfacher, als erwartet, wenn der Anfang gemacht wurde. Wenn Sie im Arbeitsfluss sind, können Sie die meisten Hindernisse höchstens verlangsamen, aber nicht stoppen. Was uns unaufhaltsam macht ist Disziplin.



Disziplin muss trainiert werden, oder besser gesagt sie muss ins Rollen gebracht werden. Stellen wir uns einmal als einen Stein vor, einen großen schweren Stein. Wenn dieser Stein rollt, erreichen wir etwas, wir kommen im Leben voran. Am Anfang sind wir alle undiszipliniert, manche mehr als andere. Unsere Disziplin bewegt den Stein nur langsam. Je größer unsere Motivation und je angenehmer die Arbeit desto leichter lässt  der Stein sich rollen, das geht indessen gut, bis ein Hindernis kommt. Unsere kümmerliche Disziplin reicht nicht aus, um uns über das Hindernis zu befördern. 
Je schneller unser Stein desto leichter kommt er über Hindernisse hinweg. Und nach jedem Hindernis wird er größer und die Geschwindigkeit nimmt zu. Ihr Stein wächst und rast immer schneller, allen Hindernissen zum Trotz. Sie kann nichts mehr aufhalten, Sie werden zum Juggernaut, der alles zermalmt was sich Ihnen in den Weg stellt. 
Motivation kann uns den Weg also nur erleichtern, Disziplin hilft uns aber, unter allen Umständen zum Ziel zu kommen.


35.)Imperfektion
Überlegen Sie genau bis zu welcher Qualität Sie eine Aufgabe erfüllen müssen. Wenn der Nutzen den Arbeitsaufwand nicht mehr rechtfertigt ist es Zeit aufzuhören. Denken Sie immer an Pareto und haben Sie Mut unsinnige Perfektion zu unterlassen. Am Anfang ist es sehr schwer los zu lassen und etwas unfertig zu lassen. Führen Sie sich vor Augen welchen Preis Sie für Perfektion bezahlen. 


36.)Chaosplatz
Suchen Sie sich einen Ort an dem Sie Chaos erlauben. Sei es der Keller, eine Ecke im Schlafzimmer oder der Dachboden. Wichtig ist, dass Sie dieser Chaosplatz nicht bei der Arbeit behindert. Dinge von denen Sie sich nicht trennen können, aber auch nicht brauchen, können Sie an diesen Platz legen. Wenn sich nach ein paar Wochen immer noch keine Verwendung gefunden hat, wird Ihnen das Wegwerfen leichter fallen.


37.)Denkpausen
Nehmen Sie sich ein bis dreimal am Tag für fünf bis zehn Minuten eine Auszeit, die Sie einfach zum Nachdenken verwenden. Vielleicht fallen Ihnen noch Aufgaben für Ihre To-Do-Liste ein, oder Prioritäten ändern sich und eine Aufgabe kann sogar ganz gestrichen werde. Denken Sie über Ihre nächsten Arbeitsschritte nach. Können Sie noch etwas Optimieren? Lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf. Am Besten geht das bei einem Spaziergang an der frischen Luft. 


38.)Reevaluieren
Bewerten Sie jede Situation mehrmals. Während Sie eine Aufgabe erledigen kann es sein, dass Sie feststellen, dass eine andere Aufgabe, die noch auf Ihrer To-Do-Liste steht, eigentlich nicht wichtig ist. Oder die Aufgabe an der Sie gerade Arbeiten ist völlig unwichtig. Scheuen Sie sich nicht, mitten drin aufzuhören. Entscheiden Sie sich bewusst für die Streichung der Aufgabe. Verfallen Sie nicht dem Gefühl, schon viel Arbeit und Zeit investiert zu haben und deshalb nicht mehr aufhören zu können. Jede Minute, verschwendet an eine unwichtige Aufgabe, ist eine verlorene Minute.


39.)Optimusmus
Pessimismus bringt Sie in keiner Weise weiter. Wer pessimistisch ist arbeitet nicht motiviert. Sehen Sie das beste in den Dingen. Über verschütteten Tee soll man nicht klagen. Es lohnt nicht sich über unabänderliche Dinge aufzuregen. Suchen Sie nach Problemlösungen für die Zukunft, aber sparen Sie sich den Ärger. Positives Denken verlängert sogar Ihr leben, aber verlieren Sie dabei nicht den Bezug zur Realität.


40.)Feedback
Geben Sie sich selbst Feedback. Wie haben Sie sich in der letzten Zeit verändert? Erreichen Sie mehr? Durch was lassen Sie sich ablenken? Was sind ihre Zeitdiebe? Waren Sie selbstdiszipliniert? Ermutigen Sie auch Freunde, Kollegen oder Familienmitglieder, Ihnen konstruktive Kritik zu geben. Vielleicht werden Sie auf etwas hingewiesen was Sie selbst übersehen haben. Oder jemand hat sogar einen Vorschlag was Sie konkret ändern können. In jedem Fall müssen Sie mit Kritik positiv umgehen. Nehmen Sie Niemandem Kritik an Ihnen übel und fühlen Sie sich nicht angegriffen. Sun Tsu schrieb in Die Kunst des Krieges : "Wer mich korrekterweise kritisiert, ist mein Lehrer. Wer mir fälschlich schmeichelt, ist mein Feind." 
Die beste Methode zur regelmäßigen Selbstreflexion ist ein tägliches Journal zu schreiben.


Weiter zum dritten Teil: "100 Produktivitätstipps (Teil 3)"

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