Zeitmanagement - 10 Tipps effizienter zu arbeiten II

Hier folgt nun die Fortsetzung des Artikels: Zeitmanagement - 10 Tipps effizienter zu arbeiten. Viele der genannten Techniken und Methoden lassen sich miteinander kombinieren, manche können als Alternativen angesehen werden. Ihre Verwendung hängt von Ihrem persönlichen Geschmack ab.


  • Timeboxing
Timeboxing lässt sich auf zwei verschiedene Weisen anwenden. Erstere ist dann hilfreich, wenn Sie sehr viele Aufgaben zu erledigen haben und nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht. Um zu verhindern, dass eine einzelne Aufgabe zu viel Zeit in Anspruch nimmt, setzt man sich eine Deadline, zu der man auf jeden Fall zur nächsten Aufgabe übergeht.  Sie sind dann gezwungen das bestmögliche Ergebnis in der gegebenen Zeit zu erreichen. Es wird auch verhindert, dass unnötiger Perfektionismus Sie solange weiterarbeiten lässt, bis Arbeitsaufwand in keiner Relation zum Nutzen steht. Timeboxing ist somit eine Technik, die das Pakinsonsche Gesetz und das Paretoprinzip berücksichtigt. Häufig wird es in der Wirtschaft eingesetzt um Produkte fertig zu stellen. Wenn man zum Beispiel eine Software entwickelt, dann muss man eine gewisse Zeit für Tests und Verbesserungen einplanen, daher ist nur eine begrenzte Zeitspanne für die erste Entwicklung vorgesehen, nach der das Projekt in die nächste Phase übergehen muss. Die Deadline lässt sich nicht verschieben, man muss versuchen in der gegebenen Zeit so viel zu erreichen wie man kann, was man nicht schafft, das kommt nicht in die Software. Beim Lernen für Klausuren ist es ähnlich. Durch den Klausurtermin ist eine Deadline vorgegeben. Wenn man versucht ein Thema zuerst perfekt zu meistern und für die anderen keine Zeit mehr hat, wird man keine gute Klausur schreiben. Daher muss man jedem Thema nach seiner Wichtigkeit eine gewisse Zeit zuteilen, ist die Zeit vorbei muss man zum nächsten Thema wechseln. 

Die zweite Möglichkeit Timeboxing einzusetzen ist um Prokrastination zu verhindern. Bei vielen Aufgaben, können wir uns nicht durchringen anzufangen, weil wir nicht wissen wie lange wir brauchen würden, um einen Erfolg zu erzielen oder wo wir anfangen sollen. Solche Dinge werden wir ewig Aufschieben. Auch hier eignet sich Timeboxing das Problem zu bewältigen. Sie legen vor der Arbeit fest wie viel Zeit Sie investieren möchten. Der Bereich von 15 - 60 Minuten eignet sich dafür sehr gut. Das Wissen, dass die Arbeit nach der definierten Zeit wieder vorbei ist und dabei egal ist wie weit Sie gekommen sind, hilft Sie sich zu überwinden und anzufangen. Sind Sie erst mal  im Arbeitsfluss,  werden Sie häufig sogar länger Arbeiten, als Sie sich ursprünglich vorgenommen hatten. Es hilft einem auch sich besser auf die Arbeit zu konzentrieren. Man kann sich sagen, ich konzentriere mich jetzt vollständig auf diese Aufgabe, nach 20 Minuten ist wieder Pause, dann kann ich Email checken und andere Sachen machen. Besonders wenn man noch viele Aufgaben zu erledigen hat und nicht weiß wo einem der Kopf steht, hilft es wenn man weiß ich mache jetzt 20 Minuten XY und danach kommt die nächste Aufgabe. So bekommt man die Sicherheit, dass alle Aufgaben ein bisschen Zeit abbekommen und nicht unerledigt bleiben. 


  • Time Log 
Time logging ist eine Technik bei der man eine Liste anlegt und detailliert aufschreibt, von wann bis wann man eine Tätigkeit ausgeführt hat. Lassen Sie nichts aus. Jede Unterbrechung und Störung muss notiert werden uns je ausführlicher, desto hilfreicher ist das Timelog. Wie lange haben Sie Fernsehen geguckt? Wie lange haben Sie Gespräche geführt? Wichtige oder Unwichtige? Wie viel Zeit hat das Essen in Anspruch genommen? Und wie viel die Nachrichten? Wie lange waren Sie auf der Arbeit? Und wie lange haben Sie davon wirklich gearbeitet? Das sollten Sie für 3-7 Tage Wiederholen. Als nächstes sortieren Sie die Tätigkeiten in drei Kategorien ein und addieren die jeweiligen Zeiten.


A: Für sehr wichtige Tätigkeiten
B: Für wichtige Tätigkeiten
C: Für unwichtige und routinierte Aufgaben


Das Time Log gibt ihnen folgende Information:
  1. Wie viel Zeit haben Sie mit wirklich wichtigen und dringlichen Aufgaben verbracht?
  2. Was sind ihre Zeitfresser?
  3. Welche Störungen unterbrechen Sie in ihren wichtigen Aufgaben?
  4. Wie effizient Arbeiten Sie. Wie viel der Arbeitszeit wird wirklich gearbeitet?
  5. Wo verschwenden Sie Zeit?
  6. Welche Aufgaben verlaufen so wie geplant?
  7. Wie viel Zeit nehmen verschiedene Bereiche ihres Lebens in Anspruch (Familie, Arbeit, Hobbys, Unterhaltung, Unnötiges usw.)?
Sie werden überrascht sein wie wenig Zeit Sie wirklich mit wichtigen Dingen verbringen. Eine Studie hat gezeigt: Ein Büroangestellter verbringt nur ca. 20% seiner Zeit mit wirklicher Arbeit. Die meiste Zeit verbringt er mit sozialen Aktivitäten, Essen, Surfen oder Kaffee holen.


Unter dieser Betrachtung wird schnell klar warum viel Arbeitsstress unbegründet ist. Wenn wir nicht nur 20% unserer Arbeitszeit wirklich arbeiten, sondern 40%, oder 60% oder sogar 80%, dann schaffen wir doppelt, dreifach oder viermal so viel.  Eine andere Konsequenz könnte sein, dass wir unsere Arbeitszeit reduzieren und aufgrund des Pakinsonschen Gesetzes die gleiche Arbeit bewältigen, diesmal aber viel effizienter und gleichzeitig mehr Zeit für andere Bereiche nutzen können.


Das Timelogging ist eine wichtige Technik um sich über seine Zeit bewusst zu werden. Nur so lernen Sie Ihren Tagesablauf wirklich zu Kontrollieren. Schon die Feststellung wie viel Zeit durch Unwichtigkeiten  verloren geht, wird ihnen dabei helfen diesen in Zukunft aus dem Weg zu gehen.


Sie sollten alle paar Wochen ein neues Timelog erstellen um zu verhindern, dass sich alte Gewohnheiten wieder einstellen. 

Als Softwarelösungen habe ich gute Erfahrung mit der Freeware: HourGuard und Rachota gemacht 

Man muss das Timelog auch nicht unbedingt so ausführlich machen. Sehr hilfreich ist es schon, wenn man mit einer Software die Zeit stoppt, die man für richtige Arbeit einsetzt. Wenn man dann schnell mal die Email checkt, wird die Zeit gestoppt. Das gibt einem eine große Motivation sich zu verbessern, wenn man erstmal sieht, dass man über den Tag nicht mal zwei Stunden wirklich etwas geschafft hat. Am nächsten Tag sind es vielleicht 2 Stunden und 30 Minuten, das sind 25% Verbesserung.


  • Leistungskurve
Abb. 1 Zeigt eine Leistungskurve, die so genannte REFA-Normkurve, die für die meisten Menschen gültig ist. Bei einem polyphasischen Schläfer würde die Kurve dagegen fast gerade ausfallen. Das erste Leistungshoch befindet sich normalerweise am Vormittag. Das Leistungstief zwischen 14 und 16 Uhr lässt sich gut durch einen Mittagschlaf oder einen Powernap überbrücken. Am Abend folgt ein weiteres Leistungshoch.


  • Konzentrationskurve
Abb. 2 Zeigt eine Konzentrationskurve für einen Zeitraum von 60 Minuten. Es ist gut zu erkennen, dass nach ca. 45 Minuten die Konzentration rapide absinkt. Es ist deshalb sinnvoll etwa alle 50 Minuten eine Pause von 5 bis 10 Minuten einzulegen.




  • ABC-Analyse -Die Tageszeit richtig einteilen
Nun kommen wir zu den drei Kategorien, in die Sie jede Tätigkeit aus ihrem Time Log eingeteilt haben. Sie werden zu folgendem Ergebnis kommen.


10-15% der Zeit haben A-Aufgaben in Anspruch genommen.
15-25% B-Aufgaben
60-75% C-Aufgaben


Mit Abstand der größte Teil der Zeit geht also für unwichtige und Routineaufgaben drauf. Das Ziel des Zeitmanagements ist es diese Verteilung umzudrehen.


Bei der Erstellung Ihrer To-Do-Liste sollten Sie die Aufgaben zuerst in die drei Kategorien einteilen. Wenn Sie alles, zu erledigende zusammengetragen, haben können Sie versuchen ihre To-Do-Liste so zu füllen, dass die A-Aufgaben mindestens 60% Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, die B-Aufgaben weiterhin ca. 20% und C-Aufgaben maximal 15%. Dabei ist es nicht das Ziel C-Aufgaben ganz auszulassen. Das wäre nicht möglich, denn auch Essen kochen ist eine C-Aufgabe. Vielmehr gilt es den Tag so zu Planen, dass die wichtigsten Aufgaben in Ihren Leistungshochs und die Routineaufgaben in ihren Leistungstiefs liegen. Es ist also sinnvoll Ihre To-Do-Liste so zu erweitern, dass Sie direkt festlegen zu welchen Zeiten die wichtigsten Aufgaben zu erfüllen sind.  


  • A-L-P-E-N-Methode
Die ALPEN Methode wird verwendet um einen effektiven Tagesplan zu erstellen. Dabei stehen die Buchstaben für die folgenden Arbeitsschritte:
  1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  2. Länge schätzen
  3. Pufferzeiten einplanen
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle


Aufgaben notieren
Im ersten Arbeitsschritt werden alle zu erledigende Aufgaben zusammengetragen. Auch Aufgaben die am Tag zuvor nicht erledigt werden konnten, werden aufgeführt. In diesem Schritt können die Aufgaben schon nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert werden und die unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben werden direkt entfernt.


Länge schätzen
Überlegen Sie anhand ihrer Erfahrung wie viel Zeit welche Aufgabe wahrscheinlich benötigt. Denken Sie an das Pakinsonsche Gesetz und bemessen Sie die Zeit weder zu kurz noch zu lang. In diesem Schritt können Sie auch direkt festlegen zu welcher Zeit, welche Aufgabe zu erledigen ist. Denken Sie dabei an Ihre persönliche Leistungskurve.


Pufferzeiten einplanen
Da Sie sich nie sicher sein können störungsfrei und ohne unvorhergesehene Komplikationen arbeiten zu können, müssen Sie Pufferzeiten einplanen. Dabei gilt, dass 60% der Arbeitszeit fest verplant werden kann und 40% frei bleibt. Verfallen Sie beim Arbeiten aber nicht der Versuchung die Pufferzeit schon als Arbeitszeit anzusehen. Optimaler Weise bleiben die Pufferzeiten immer als Pausen zwischen verschieden Aufgaben über, die Sie zur Erholung nutzen können.


Entscheidungen Treffen
In diesem Schritt setzen Sie Prioritäten und überlegen welche Aufgaben auf jeden Fall erledigt werden müssen oder welche Aufgaben Sie delegieren können. Ob Sie dabei nach Eisenhower oder die ABC-Analyse verwenden oder beides, bleibt Ihnen überlassen.


Nachkontrolle
Im letzten Schritt überprüfen Sie am Ende des Tages was Sie erreicht haben, welche Aufgaben nicht erfüllt werden konnten oder noch nicht abgeschlossen sind. Diese müssen natürlich in die Planung des nächsten Tages einfließen. Kontrollieren Sie auch wie ihre Zeiteinteilung funktioniert hat. Ob Leistungshochs und Tiefs berücksichtigt wurden. Welche Störungen Sie bei der Arbeit unterbrochen haben und ob Ihre  Zeitvorgaben zu kurz oder lang waren. Nutzen Sie diese Erkenntnisse um die Planung für den nächsten Tag zu optimieren.


  • Zeitplanbuch / Organizer
Für die Planung des Tagesablaufes, das Erstellen von To-Do-Listen und  zur Übersicht von wichtigen Terminen ist ein Zeitplanbuch die erste Wahl. Beim Kauf sollten Sie darauf achten, dass Ihnen Format und Layout zusagt und Ihren Ansprüchen genügt. Viele Anbieter ermöglichen eine sehr individuelle Zusammenstellung einzelner Seiten. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie Inhalte, die zur Neige gegangen sind, nachkaufen können. Überprüfen Sie ob die Lochung mit anderen Herstellern kompatibel ist und Sie dort noch nützliche Inhalte finden.


  • Software
Im Computerzeitalter bietet sich natürlich auch eine Software gestützte Lösung an. Es gibt inzwischen auch kostenlose Programme für fast jeden Zweck. Zum Timelogging und Timeboxing bietet sich z.B. das Open Source Projekt Rachota oder die Freeware: HourGuard an. Für Terminplanung und To-Do-Listen sind auch online Lösungen interessant, die den weltweiten Zugriff übers Internet ermöglichen. Für die Erstellung von übersichtlichen To-Do-Listen am Computer kann ich das Open Source Tool ToDoList 6.0 empfehlen.


  • Multitasking
Versuchen Sie möglichst viele unwichtige Aufgaben miteinander zu kombinieren. Hören sie Hörbücher wann immer es möglich ist. Autofahren, Einkaufen und viele zeitraubende aber wenig anspruchsvolle Tätigkeiten sind dafür optimal geeignet. Checken Sie Emails, während Sie essen.  Lesen Sie während der Fernsehpausen oder anderweitig warten müssen. Nutzen Sie jede Gelegenheit sich weiterzubilden.


Verwenden Sie Multitasking aber nie bei einer wichtigen Tätigkeit. Das führt nur dazu, dass Sie schlechter und langsamer arbeiten. Auch wenn Sie eine Pause machen, sollten Sie nicht noch Lesen oder ein Hörbuch hören, sondern sich komplett entspannen und erholen. Machen Sie sich nicht mehr Stress als nötig und gönnen Sie sich ausreichend Ruhe, sonst bringt Multitasking mehr Schaden als Nutzen.



  • Herausforderungen
Setzen Sie sich große Ziele. Viele Menschen stellen sich nur Aufgaben von denen sie wissen, dass viele in der Lage sind sie zu bewältigen und schon bewältigt haben. Solchen Aufgaben fehlt eine langfristige Herausforderung. Schwierige Projekte motivieren viel stärker und treiben zu Höchstleistungen an. Dabei darf man natürlich auch keiner wirklich unmöglichen Aufgabe verfallen. Überlegen Sie sich genau, ob Sie das Ziel erreichen können und bleiben Sie dabei realistisch. Wenn Sie selbst nicht überzeugt sind das Ziel zu bewältigen, werden Sie irgendwann  verzweifeln und aufgeben. Doch auch viele kleine Projekte scheitern, weil die Aussicht auf Erfolg nicht genug motiviert. Wenn man weiß, dass dieses Ziel schon von tausenden anderen ohne Probleme erreicht wurde, ist es nichts Besonderes es auch zu tun. Wenn dann die ersten Hindernisse auftauchen wird meistens aufgegeben. Dagegen können sehr große Projekte, wie z.B. das Schreiben eines Buches, über Jahre hinweg motivieren. Der Wunsch etwas großes zu vollbringen spornt bis zum Ende an und lässt Sie jedes Problem bewältigen. Dies trifft auf viele Bereiche des Lebens zu. Von der Berufswahl bis zu Hobbys sollten Sie immer daran denken ein gesundes Mittelmaß zwischen Herausforderung und Realisierbarkeit zu finden. 1



Kommentare:

Markus Kern hat gesagt…

Lieber Herr Coscia,

- habe eben auf der Suche nach einem sinnvollen Tagesplan-Entwurf Ihre SEite gefunden und lese mich ein. Ich bin restlos begeistert von Ihren Ausfürhungen und Hilfestellungen.
Hilfestellungen für Menschen, die mit sich und Ihren Ideen und Wünschden und den auftauchendenBegrenzungen immer wieder frustriert werden. Diess Zahl von Menschen nimmt im digitalen Zeitalter (Stichwort Digitale Demenz und Anstieg von ADHS) rasant zu.

Dass Sie diese Hilfestellungen als Gedanken und downloadbare Planungshilfen so freizügig und kostenfrei mit anderen teilen, ehrt Sie sehr. Nochmals vielen Dank!
herzlich
Markus Kern (Kempten i. Allgäu)

Anonym hat gesagt…

Ich möchte mich dem Lob von Herrn Kern anschließen!! Ich bin beeindruckt, dass Sie diese Ihre Hilfen für jeden zue Verfügung stellen. Und ja, in der heutigen schnelllebigen und anspruchsvollen Zeit haben immer mehr Menschen Probleme, den an sie gestellten Ansprüchen zu genügen. Manche würden gerne, schaffen es aber nicht, wie z.B. ADHS`ler (berechtigt oder unberechtigt diagnostiziert). Immer wieder geben sie sich Mühe, angeforderte Leistungen zu erbringen, kriegen es aber "irgendwie" nicht hin. Oftmals wissen sie selber nicht warum und brauchen Hilfen. Das was viele Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene so nebenbei beim Aufwachsen lernen und selbstverständlich tun (Tag einteilen, Aufgaben konzentriert erledigen, zügig etwas abarbeiten, ...) haben sie leider nicht hingekriegt.

Mit Ihren zahlreichen Hilfen und Anregungen können sie die fehlenden Kentnisse und Fähigkeiten "nachlernen". Immer noch sauschwer, aber ein Anfang. DANKE.

Ein Tip für ADHS`ler:
Nicht den ganzen Text ausdrucken und abheften, in der Annahme, dass man die Tipps ja jetzt hat und deshalb anwenden kann. Das funktioniert NICHT!!

Viel besser:
LERNKARTEN im DIN A6-Format (Postkartengröße, 1/4 eines DIN A4-Blattes) besorgen, je Karte einen Orga-Tipp aufschreiben und über mehrere Tage immer wieder anschauen, üben, auswendiglernen, üben, ...

Anonym hat gesagt…

Bloß kein Multitasking beim Essen! Je aufmerksamer und konzentrierter wir essen, desto letztendlich weniger Nahrung wir brauchen. Also ökonomisch gesehen: wir sparen Geld, Umwelt und fordern unsere Gesundheit.

mellie hat gesagt…

Danke für diesen Hinweis! Es ist wirklich wichtig sich Zeit zum Essen zu nehmen.