Zeitmanagement - 10 Tipps effizienter zu Arbeiten

Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ -Lucius Annaeus Seneca-
Wer kennt das nicht: Der Tag zieht an einem vorbei und am Abend weiß man überhaupt nicht was man erreicht hat. Gleichzeitig quält einen das Wissen, dass viele Aufgaben immer noch erledigt werden müssen und einem langsam aber sicher die Zeit davon rennt. Im Folgendem finden Sie ein paar Tipps und Methoden wie Sie dem ein Ende bereiten können.

Aufgeräumter Arbeitsplatz

Ein geordneter und aufgeräumter Arbeitsplatz ist das A und O. Beseitigen Sie alle Dinge von ihrem Schreibtisch, die Sie nicht wirklich brauchen. Zehn Kugelschreiber von denen die Hälfte nicht funktioniert sind unnötig, zwei sind nicht nur ausreichend sondern sogar besser. Weniger ist in den meisten Fällen mehr. Müllen Sie ihren Schreibtisch nicht mit Zetteln voll, die Sie sortieren wollen. Besorgen Sie sich einige Ablagekörbe und platzieren Sie diese in ausreichendem Abstand auf einem Schrank oder dergleichen. Der Schreibtisch ist nur zum Arbeiten da und nicht zum aufbewahren und lagern. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung, die ein unordentlicher Arbeitsplatz auf Sie hat. Sie fühlen sich dadurch überfordert und wissen nicht wo Sie anfangen sollen. Sie verlieren auch bei jedem Suchen und Kramen ein wenig Zeit. Zeit die Ihnen für produktive Arbeit fehlt. 

Es ist erstaunlich aber als ich diesen Abschnitt zuerst geschrieben habe, war mein Schreibtisch nach damaligen Maßstäben aufgeräumt. Mehr als ein Jahr später habe ich diesen Artikel überarbeitet und mein Schreibtisch sieht völlig anders aus. Ich habe alles unnötige weggeräumt und damit habe ich fast alles weggeräumt, was ich damals noch als nötig angesehen habe. Insgesamt habe ich nur noch einen kleinen Stifthalter, Tastatur und Maus, Monitore und ein Halter für Klebezettelblöcke. Der Rest in nur noch Zierde. Keine Sachen die ich mit Arbeit in Verbindung bringe, sondern Sachen, die mich entspannen und mir die Arbeit angenehm machen. Es ist ein Unterschied viele Dinge ordentlich zu halten, oder Ordnung dadurch zu haben, dass es wirklich wenige Dinge sind. letzteres macht es auch viel leichter die Ordnung zu halten. 
Man überschätzt sehr leicht wie viele Dinge man tatsächlich benötigt. Daher erfordert es zu Anfang etwas Gewohnheit. Ich habe mich überwunden, indem ich einfach alle Sachen, außer die oben genannten in eine Kiste in der Nähe des Schreibtisches geräumt habe. Wenn ich dann etwas brauche kann ich es aus der Kiste holen.
Es hat sich gezeigt, dass ich nur sehr selten an die Kiste musste und auch nur an ein paar wenige Sachen. Diese Sachen habe ich dann an einen Platz neben den Schreibtisch geräumt. Die Anderen befinden sich noch immer in Boxen, an die ich vom Schreibtisch aus leicht ran komme.

Zeitfresser eliminieren

Checken Sie ihre E-Mails maximal zweimal am Tag, verschwenden Sie keine Zeit dies öfter zu tun. Wenn Sie so wie ich geschäftlich im Internet arbeiten, dann  ist es natürlich etwas anderes. 
Surfen Sie nicht planlos im Internet. Gehen Sie unnötigen Gesprächen aus dem Weg. Zwingen Sie sich auch mal "Nein" zu sagen. Reduzieren Sie Ihren Fernsehkonsum. Auch die Nachrichten müssen nicht jeden Tag gesehen werden. Ich kann Ihnen versichern, dass Sie von wirklich wichtigen Ereignisse früh genug hören werden. Einmal die Woche können Sie sich im Internet eine Zusammenfassung der wichtigen Ereignisse durchlesen. Ich selbst verzichte seit mehr als einem Jahr völlig auf Nachrichten. Das Leben der Anderen sollten wir nicht interessanter finden, als unser eigenes. Und die wenigsten Nachrichten gehen uns persönlich etwas an. Jedes Mal, wenn wir Nachrichten gucken, verzichten wir für ein Paar Minuten darauf unser eigenes Leben zu leben. 
Wenn Sie Einkaufen gehen, dann tun Sie das gleich für eine ganze Woche. Essen Sie nur wenn Sie Hunger haben und verwenden Sie es nicht als Vorwand ihre Arbeit zu unterbrechen. Wenn Sie am Computer arbeiten denken Sie daran Ihre Arbeiten in kurzen Abständen zu speichern. Nichts demotiviert so stark und kostet so viel Zeit wie ein abgestürzter Computer bei nicht gespeicherter Arbeit. Neue Cloud Lösungen bieten einfache Möglichkeiten alle wichtigen Daten in kurzen Abständen zu sichern. 


Pakinsonsche Gesetz

"Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist."


Jeder kennt das aus der Schulzeit: Wenn man mehrere Wochen für ein Referat oder dergleichen Zeit bekommen hat, zieht sich das wahnsinnig in die Länge und erst in den letzten Tagen und Stunden wird richtig gearbeitet.
Wenn man effizienter Arbeiten möchte, bedeutet dies, dass man sich absichtlich nur kurze Zeit für die Erledigung von Aufgaben gibt. Die meisten Sachen werden immer noch genau so gut erledigt oder sogar besser, da man konzentrierter arbeitet und nicht immer den Arbeitsfluss unterbricht. Es gilt also Deadlines zu setzten und am besten Timeboxing zu betreiben. Es ist auch sehr hilfreich ein Journal zu führen, über die Dinge die man am Tag gemacht hat. Noch detaillierter wird das Journal, wenn man Timelogging betreibt. Dafür bieten sich zur Erleichterung einige Softwarelösungen an. Z.B. die Freeware Rachota


Paretoprinzip

Das Paretoprinzip oder auch 80-zu-20-Regel genannt, besagt, dass sich 80% einer Aufgabe mit 20% des Arbeitsaufwandes erledigen lässt. Für die letzten 20% wird 80% der Gesamtzeit gebraucht. Das heißt auch, dass 20% der Aufgaben 80% des Vorteils/Gewinns/Ruhms etc. bringen.


Für uns bedeutet dies, dass wir manche Aufgaben bewusst nicht bis zur Perfektion erledigen oder sogar ganz auslassen. Bei vielen Dingen ist der Arbeitsaufwand einfach unverhältnismäßig hoch und sie lohnen sich deshalb nicht.
Wir versuchen die 20% der Dinge zu finden, die uns 80% des Erfolges bringen. Anhand dieser Analyse müssen wir unsere Prioritäten setzten. 


Das bedeutet auch, dass wir Texte nicht Wort für Wort zu Ende lesen, denn 80% der Information stecken in 20% der Wörter und um 80% dieser Information zu erfassen brauchen wir nur 20% der Zeit, die wir bräuchten, würden wir den Text komplett lesen. 


Eisenhower-Prinzip

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt.


Wichtige und dringende Aufgaben werden natürlich als Erstes bearbeitet. Danach kann man sich gleichmäßig immer weniger dringenden und unwichtigen Sachen widmen. Viele unwichtige aber dringende Aufgaben sind ideal um delegiert zu werden. Überlegen Sie wer die Aufgabe für Sie erledigen kann. Es ist sinnvoll nach der Erledigung einiger Aufgaben eine neue Liste anzufertigen um eine neue wichtigste und dringendste Aufgabe zu finden.

Dieses System lässt sich auch dafür verwenden um viele der Aufgaben zu filtern, die unwichtig sind aber laut Pareto 80% der Zeit erfordern würden und lassen sich so vermeiden.


Besonderes Augenmerk sollte auf den zweiten Quadranten gelegt werden. Dieser wird leider oft unterschätzt. In diesem Quadranten befinden sich die Dinge, die zwar sehr wichtig sind, aber nicht dringend. Aufgrund der fehlenden Dringlichkeit, werden Sie nicht erledigt. Es ist einfacher sich immer den dringenden, wenn auch unwichtigen Sachen zu widmen. So verkommt unser ganzes Leben zu einer Jagd von einer dringenden zur nächsten Aufgabe und die wichtigen Dinge ziehen an uns vorbei.
In diesem Quadranten zeigt sich der Unterschied von erfolgreichen zu normalen Menschen. Denn es erfordert Eigeninitiative um Aufgaben zu erledigen, die noch nicht dringend sind. 

Beispiele für Quadrant 2 Aufgaben sind:

-Weiterbildung z.B. eine neue Sprache lernen.
-Vorbereitungen für Zukünftige Aufgaben die uns plötzlich erwarten, oder die man nicht im Voraus erledigen kann. Z.B. Die sofortige Sortierung von Belegen für die Steuererklärung; oder eine finanzielle Reserve zur Seite legen.

Aber Quadrant zwei geht noch viel weiter.
Ein gutes Beispiel ist folgendes. Wenn wir uns vorstellen wir sind ein Mensch der so zufrieden mit seinem Einkommen ist, dass er nicht motiviert ist sein Einkommen zu steigern. Bekommen wir nun Kinder, dann wollen und müssen wir mit ihnen einen großen Teil unserer Zeit verbringen. Nun wäre es besser nur sechs Stunden am Tag arbeiten zu müssen, oder sogar noch weniger. Das ist aber nicht möglich, weil wir das ganze Geld brauchen. Hätten wir damals unser Leben besser geplant und für die Zukunft vorgesorgt, würden wir ein ganz anderes Leben führen.


Eine kostenlose Vorlage zum Eisenhower-Prinzip zum ausdrucken finden Sie hier: Eisenhower Prinzip


To-Do-Liste

Vielleicht das häufigste Wort des einfachem Zeitmanagements und viel zu oft überbewertet, ich erwähne Sie also der Vollständigkeit halber trotzdem, denn funktionieren tun sie doch, oder?
Es ist sinnvoll
zu Beginn eines jeden neuen Tages eine Liste mit den zu erledigenden Dingen anzufertigen. Nehmen Sie sich hierfür ruhig eine viertel Stunde Zeit und überlegen Sie anhand des Pareto- und Eisenhower-Prinzips welche Aufgaben heute erledigt werden sollen und überlegen sie auch unter Beachtung des Pakinsonschen Gesetzes wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe veranschlagen wollen. Denken Sie daran diese Zeit bewusst kurz zu halten.

Eine To-Do-Liste können Sie nicht nur für Tagesziele, sondern auch für Wochen-, Monats- und Jahresziele aufstellen. Versuchen Sie bei jeder Tagesliste ein paar Punkte Ihrer größeren Ziele abzuarbeiten.


Kostenlose Vorlagen zum Ausdrucken finden Sie hier: To-Do Listen.


Miniaufgaben

Wenn sie die To-Do-Liste fertig gestellt haben, nehmen Sie sich alle Aufgaben einzeln vor und teilen diese in kleine Aufgaben ein. Jede dieser Teilaufgaben darf nicht länger als zehn Minuten in Anspruch nehmen, besser sind fünf Minuten. Dies wird Ihnen helfen die Motivation nicht zu verlieren und mitten im Arbeitsflow auf einmal nicht zu wissen wo Sie weitermachen können oder sollen. Viele Aufgaben schieben wir vor uns her, weil sie uns zu gewaltig erscheinen. Die Aufteilung in Teilaufgaben hilft auch sehr große Projekte in Angriff zu nehmen und erlaubt es Ihnen sich dem stetigen Fortschritt bewusst zu werden.

Ein Beispiel für eine Aufteilung wäre die Aufgabe die Wohnung zu putzen. Das könnte so aussehen:
  1. Fenster putzen Küche
  2. Fenster putzen Wohnzimmer
  3. Fenster putzen Schlafzimmer
  4. Staubsaugen
  5. Geschirr in Spülmaschine einräumen
  6. Spülmaschine ausräumen
  7. Müll raus bringen
  8. Fensterbänke abwischen
  9. usw.


Die Erarbeitung der Miniaufgaben ist an keine Reihenfolge gebunden.
Sehr große Aufgaben wie z.B. ein Buch zu schreiben sind ohne eine Einteilung in viele kleine Schritte kaum zu bewältigen.


Motivation durch Belohnungen

Ganz wichtig ist es, dass Sie sich selbst belohnen. Überlegen Sie sich am Morgen während Sie ihre To-Do-Liste schreiben welche Belohnung dafür angebracht wäre. Eine Belohnung darf dabei nicht zu groß, auf keinen Fall aber zu klein sein. Wenn Sie die Aufgabe nicht erfüllen, müssen Sie hart bleiben und sich die Belohnung verwehren. Tun Sie dies aber niemals, wenn Sie die Aufgabe erfüllt haben. Die Belohnung muss immer angemessen zur Aufgabe sein. Es  gibt keinen Grund zurückhaltend zu sein. Belohnungen dürfen ruhig riesige Ausmaße haben, sie müssen dann nur eine entsprechende Aufgabe finden. Belohnung ein 400.000€ Haus? Kein Problem. Schauen Sie sich um, googlen Sie nach entsprechenden Häusern, welches gefällt Ihnen besonders. Drucken Sie es aus und hängen Sie es sich direkt neben den Schreibtisch. Was wäre die entsprechende Aufgabe, vielleicht eine Firma aufzubauen die eine Million Euro Umsatz macht. Eine große Belohnung für ein großes Ziel. Träume müssen eine gewisse Mächtigkeit haben, damit Sie uns inspirieren und zu übermenschlichem antreiben. Normale Visionen führen auch nur zu normalen Ergebnissen. Das ist uns nicht genug!

Aber neuere Forschungen haben auch gezeigt, dass es wichtig ist, schnelle Belohnungen zu bekommen, um motiviert zu bleiben. Dies gilt besonders am Anfang von neuen Gewohnheiten. Stellen wir uns vor Sie wollen die Gewohnheit entwickeln 25 Minuten am Tag sinnvolle Literatur zu lesen. Zwei Dinge sind nun wichtige. 

  • Erstens: Fangen Sie nicht sofort mit 25 Minuten an, auch wenn es am Anfang so scheint, als sei das leicht zu bewältigen. Starten Sie mit zehn oder auch nur fünf Minuten am Tag für eine Woche. Dann steigern Sie das auf fünf Minuten mehr und bleiben ein zwei Wochen dabei. Und so weiter. Am Anfang steigern Sie sich noch schnell, später nur noch langsam. 
  • Zweitens: Wählen Sie die erste Belohnung schnell und nicht zu klein. Für die ersten drei Tage einen Teil Ihrer Lieblingsserie, für die erste Woche etwas größere. Dann lassen Sie den Abstand und den Umfang der Belohnungen immer weiter steigen.

    Sinnvoll ist es wohl kleine Belohnungen und großen Inspirationen gleichzeitig zu verwenden.

  • Störungen eliminieren


Lassen Sie sich nicht ablenken. Weder von anderen noch von Ihnen selbst. Stellen Sie das Telefon und Handy auf lautlos oder ganz aus. Schalten Sie den Sound für ankommende Nachrichten in ihrem E-mail Programm aus und deaktivieren Sie alle Instant-Messanger. Sagen Sie ihren Kindern/Frau/Mann/usw., dass Sie nicht gestört werden wollen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgabe und unterlassen Sie es, sich unwichtigen Aufgaben zu widmen, z.B. plötzlich die Blumen zu gießen. Wenn Ihnen solche Gedanken kommen, schnappen Sie sich einen Zettel und schreiben diese Aufgaben auf. Bei der Erstellung der nächsten To-Do-Liste können Sie sie mit einbeziehen.

Konzentration und Fokus erfordern Übung und Diszipling, aber auch sie können trainiert werden und  fallen jedes Mal leichter.

Ausgleich schaffen


Wer Tag für Tag viel arbeitet, der braucht einen Ausgleich um nicht am Ende das Burnout-Syndrom zu bekommen. Nach der Devise: "Work hard and play hard." Eine Ausdauersportart eignet sich dafür hervorragend. Joggen, Fahrradfahren oder Inlineskating sind eine Wohltat für Körper und Geist. Aber auch ein täglicher Spaziergang oder Gartenarbeit kann schon einiges bewirken. An der frischen Luft kommt man auf andere Gedanken und kann ein bisschen Abschalten. Die gesteigerte Kondition lässt einen ausdauernder Arbeiten und sorgt für mehr Effizienz. Oder was ist mit einem Spieleabend mit der Familie. Solche Tätigkeiten geben uns neue Energie. 

Zwei Dinge sind jedoch zu beachten. 

  1. Wenn Sie von dem was Sie tun überzeugt sind und es für sinnvoll und wertschaffend halten, dann können Sie extrem lange Arbeiten, ohne Angst haben zu müssen ein Burnout zu bekommen. Es hat mal jemand gesagt: " Menschen sterben an Krankheiten, Langeweile und psychischen Konflikten, aber nicht an harter Arbeit." Dem ist nicht viel hinzuzufügen. Wenn Ihre Arbeit Sie nicht körperlich überfordert und Ihnen den letzten Schlaf kostet (Krankheiten), und Sie gefordert, begeistert und motiviert von dem sind was Sie tun (keine Langeweile) und nicht wichtige Dinge, z.B. die Familie dafür hinten anstellen ( psychische Konflikte), dann können Sie so viel Arbeiten, wie Sie wollen. Das Geheimnis vieler super erfolgreichen Menschen ist es einfach, eine Tätigkeit zu finden, mit der man Geld verdienen kann und die gleichzeitig diese Bedingungen erfüllt. Lassen Sie sich also nicht verrückt machen von dem ewigen work-life Balance Gefasel. Wenn Sie Ihre Arbeit lieben, dann tuen Sie sie und das so lange Sie wollen, es wird Ihnen nicht Schaden. Und wahrscheinlich wären Sie todunglücklich  wenn Sie Ihrer Leidenschaft nicht folgen.
  2. Verwechseln Sie Erholung nicht mit Langweilen. Sicherlich gibt es Momente in denen nichte erholsamer ist, als einfach nur den blauen Sommerhimmel zu betrachten. Erholung muss aber immer bewusst gestaltet werden. Sich vom Fernseher berieseln zu lassen ist Gift fürs Gehirn und die Psyche. Dagegen eine Episode einer guten und intelligenten Serie zu sehen, kann motivierend, inspirierend und erholsam sein. Erholung kann man gutem Essen verglichen werden. Zwar haben wir manchmal Heißhunger auf Fastfood und es schmeckt uns auch, doch danach fühlen wir uns nicht gestärkt und energiegeladen  sondern ermattet und erschöpft. Erholung muss ein Geschenk an Körper und Geist sein, es dürfen keine verschleppten Schuldgefühle einfließen. Entsprechend sorgsam muss die Tätigkeit zur Erholung gewählt werden.     


1192

Hier gehts zu weiteren zehn Tipps: 10 Tipps effizienter zu Arbeiten II


1 Kommentar:

Aylin hat gesagt…

"Ich selbst verzichte seit mehr als einem Jahr völlig auf Nachrichten. Das Leben der Anderen sollten wir nicht interessanter finden, als unser eigenes. Und die wenigsten Nachrichten gehen uns persönlich etwas an. Jedes Mal, wenn wir Nachrichten gucken, verzichten wir für ein Paar Minuten darauf unser eigenes Leben zu leben." - das ist doch mal wirklich Quatsch. Zumindest die 100 Sekunden kann man locker für sowas wichtiges aufbringen. Nur weil die meisten Sachen einen nicht persönlich betreffen, heißt das nicht, dass sie unwichtig sind und es uns egal sein sollte!